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 Regimento Interno

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Comitê de Ética e Conduta Empresarial da CPFL

Regimento Interno​ (Aprovado em reunião de 21 de novembro de 2014​)

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​​​1. Finalidade

1.1. O Comitê de Ética e Conduta Empresarial da CPFL (Comitê) tem como finalidade promover a legitimação, o respeito, o cumprimento e o aprimoramento do Pacto de Ética e das Orientações de Conduta Empresari​al da CPFL, constituindo-se no principal dispositivo do Sistema de Gestão e Desenvolvimento da Ética das empresas CPFL.

1.2. O Comitê pauta suas ações pelo Pacto de Ética e pelas Orientações de Conduta Empresarial da CPFL que o acompanham.

2. Abrangência

2.1. O Comitê abrange as condutas que envolvam gestores, colaboradores com ou sem vínculo empregatício, fornecedores e prestadores de serviços das empresas CPFL.

3. Atribuições 

​O Comitê tem por atribuições:

3.1. Propor políticas de divulgação e disseminação do Pacto de Ética e das Orientações de Conduta Empresarial que o acompanham e de aprimoramento das condutas éticas nas empresas CPFL, tanto nas suas relações internas quanto externas.

3.2. Afirmar, disseminar, promover e zelar pelo cumprimento da “Declaração de Crenças”, dos “Compromissos Institucionais” e do “Nosso Jeito de Ser e de Fazer”, estabelecidos no Pacto de Ética, acompanhando e monitorando sua implementação e desenvolvimento nas empresas CPFL.

3.3. Propor Plano de Ação plurianual contendo ações de educação, orientação e regulação de condutas por meio da disseminação e promoção do Pacto de Ética, tendo como objetivo o fortalecimento e o aprimoramento da consciência e das condutas éticas na empresa, tanto nas suas relações internas quanto externas.

3.4. Propor atualizações do Pacto de Ética e das Orientações de Conduta Empresarial que o acompanham, mediante eventual incorporação de novos conceitos e novas práticas, sempre que oportuno.

3.5. Propor estudos e pesquisas para aferição do grau de conhecimento do Pacto de Ética e das Orientações de Conduta Empresarial que o acompanham, junto aos Colaboradores, Fornecedores, Prestadores de Serviços e Clientes, com vistas a mapear áreas com baixa internalização dos princípios e diretrizes de conduta nele definidos, e para propor ações tendo em vista sua melhor disseminação.

3.6. Propor realização sistemática de pesquisa de clima ético na empresa, assim como ações de diagnóstico das áreas de risco ético: setores, cargos, funções, processos, relações; e propor ações com vistas ao aprimoramento dos processos de prevenção, acompanhamento e correção das condutas. 

3.7. Constituir e convocar grupos de trabalho, quando necessário, para subsidiarem as atividades e decisões do Comitê.

3.8. Verificar admissibilidade, averiguar e processar casos de conduta denunciados pelos canais de acesso, segundo seu nível de criticidade, que estejam em desacordo com o estabelecido no Pacto de

Ética ou nas Orientações de Conduta Empresarial que o acompanham.​

3.9. Constituir e convocar, quando necessário, uma Comissão de Processamento de Denúncias Éticas para averiguar e processar objetos de denúncia de transgressão ética recebidos pelos canais de acesso previstos no Pacto de Ética e julgados admissíveis.

3.10. Exercer o papel de instância superior na arbitragem de dúvidas ou conflitos de interpretação sobre o Pacto de Ética e as Orientações de Conduta Empresarial que o acompanham, e elaborar súmulas acerca dessas definições, quando oportuno.

3.11. Exercer o papel de instância superior de arbitragem em recursos interpostos contra diretores funcionais e gestores, quando tratar-se de recursos originados de transgressões ao Pacto de Ética e às Orientações de Conduta Empresarial que o acompanham.

3.12. Exercer o papel de instância superior de arbitragem em recursos interpostos por sujeitos implicados em denúncias analisadas e decididas no âmbito das Comissões Locais de Ética.

3.13. Monitorar os registros de entrada e de processamento das denúncias de transgressão ética, com a finalidade de manter diagnóstico atualizado sobre os temas, as áreas e as funções eticamente mais vulneráveis na empresa.

3.14. Reportar informações e recomendações à Gerência de Assessoria de Auditoria Interna, anualmente, a partir dos casos de denúncias de transgressões da ética na CPFL conhecidos e processados pelo Comitê, para fins de atualização dos controles requeridos pela Lei Sarbanes-Oxley.

3.15. Orientar as Comissões Locais de Ética sempre que julgar cabível, tendo em vista o bom cumprimento de sua finalidade e suas atribuições.

3.16. Receber dos Coordenadores das Comissões Locais de Ética reporte semestral acerca de todos os casos que tiverem sido analisados em seu âmbito, para efeito de revisão e consolidação das informações do Grupo CPFL.

4. Governança

O Comitê reporta-se ao Diretor-Presidente da CPFL Energia e apresenta reporte mensal de suas atividades à Reunião de Diretoria – RD.

5. Composição

5.1. O Comitê é composto pelos seguintes membros:

1. Representante da Diretoria de Comunicação Empresarial e Relações Institucionais.

2. Representante da Diretoria de Recursos Humanos.

3. Representante da Diretoria de Assuntos Jurídicos.

4. Representante da Gerência de Assessoria de Auditoria Interna.

5. Representante da Vice-Presidência de Operações.

6. Representante da Vice-Presidência de Administração.

7. Representante das Vice-Presidências Financeira e Novos Negócios.

8. Representante da Sociedade Civil.

9. 02 Coordenadores de Comissões Locais de Ética.

5.2. O mandato dos membros representantes junto ao Comitê é de dois anos, exceto o dos representantes das Comissões Locais de Ética, podendo haver recondução, a critério do Diretor-Presidente da CPFL Energia.

5.2.1. O mandato dos representantes das Comissões Locais de Ética é de 01 (um) ano, não sendo sujeitos a recondução.

5.3. Os membros do Comitê, uma vez nomeados, não têm suplentes; excepcionalmente, no caso de impedimento grave, um membro do Comitê pode ser substituído temporariamente por outro representante da mesma unidade, desde que haja concordância prévia do Comitê.

5.4. Os membros eventualmente ausentes a qualquer reunião ou atividade promovida pelo Comitê obrigam-se a justificar sua ausência, previamente sempre que possível.

5.5. Excepcionalmente, qualquer colaborador(a) ou pessoa alheia aos quadros da CPFL pode ser convocado(a) para participar de reunião do Comitê, a título de cooperação, com direito a voz.

6. Funcionamento

6.1. O Comitê é coordenado pelo representante da Diretoria de Comunicação Empresarial e Relações Institucionais, cuja unidade proverá todos os recursos materiais necessários para o seu bom

funcionamento.

6.2. Compete ao Coordenador definir a pauta dos trabalhos, presidir as reuniões e responder institucionalmente pelas atividades do Comitê, em âmbito interno e externo à CPFL.

6.3. A Secretaria Executiva do Comitê é exercida por um(a) colaborador(a) indicado(a) pelo Coordenador.

6.4. Compete à Secretaria Executiva, mediante orientações do Coordenador, convocar as reuniões com pauta prévia, distribuir materiais, registrar e distribuir a Ata das reuniões, monitorar os registros de entrada e de processamento das denúncias de transgressão ética e prover os demais recursos organizacionais necessários para o bom funcionamento dos trabalhos do Comitê.

6.5. Todos os atos e decisões do Comitê são registrados em Ata, que será disponibilizada aos membros do Comitê no máximo três dias úteis após a conclusão de cada reunião e será aprovada ao início da primeira reunião subsequente.

6.6. Aos que tiverem aportado informações ou denúncias sobre supostas transgressões éticas ocorridas na empresa é dado conhecimento, pela Secretaria Executiva: a) acerca do registro da denúncia e de sua entrada em pauta no Comitê, no máximo em sete dias; b) acerca das decisões tomadas no Comitê, no máximo em sete dias.

6.7. As reuniões do Comitê são realizadas com periodicidade mensal; eventualmente, podem ser convocadas reuniões extraordinárias para tratar de assuntos específicos ou emergenciais; o quórum mínimo para início das reuniões e tomada de decisões do Comitê é de cinco pessoas.

6.8. As decisões do Comitê são tomadas preferencialmente por consenso; caso isso não seja possível em algum tema, a decisão será tomada por votação com maioria simples, com registro em Ata da contagem dos votos a favor, dos votos contra e das abstenções, tendo o Coordenador o direito ao voto de qualidade, em caso de empate nas votações.

6.9. As pautas, atas e demais registros e documentos das reuniões do Comitê estão submetidos à política de segurança das informações da CPFL, segundo as classificações pertinentes, a critério do próprio Comitê; respeitada essa política, assim como respeitada a privacidade dos sujeitos implicados em denúncias, o calendário das reuniões, as pautas das reuniões do Comitê de Ética são publicados,em teor sumário, no Portal Ética em Rede da CPFL.

7. Averiguação e processamento de denúncias

7.1. A tramitação de uma denúncia, para fins de averiguação, processamento e julgamento, obedece aos seguintes passos, correspondentes ao Fluxograma de Processamento de Denúncia Éticas, que é parte deste Regimento em Apêndice:

7.1.1. A denúncia é recebida pela Ouvidoria, por meio dos Canais de Acesso e registrada.

7.1.2. O Gerente da Ouvidoria convoca a Comissão de Triagem de Denúncias Éticas para conhecêla e triá-la.

7.1.2.1. A Comissão de Triagem de Denúncias Éticas é composta por: a) o Gerente da Ouvidoria; b) o Gerente da Auditoria Interna.

7.1.3. A Comissão de Triagem de Denúncias Éticas conhece o teor da denúncia, classifica-a segundo o nível de criticidade e define a hierarquia cabível para sua análise.

7.1.3.1. A criticidade da denúncia é definida pelo grau de responsabilidade hierárquica dos profissionais da CPFL nela implicados, considerando-se que quanto mais elevada a posição hierárquica de um profissional, mais crítico é o nível da denúncia.

7.1.4. O Gerente da Ouvidoria encaminha a denúncia triada à instância de análise cabível.

7.1.4.1. Denúncias envolvendo Executivos ou Diretores Estatutários da CPFL serão averiguadas e processadas pelo Conselho de Administração.

7.1.4.2. Denúncias envolvendo Diretores funcionais ou Membros do Comitê de Ética serão veriguadas e processadas pela Diretoria Executiva.

7.1.4.3. Denúncias envolvendo Gestores serão averiguadas e processadas pela Comissão de Processamento de Denúncias Éticas do Comitê, sob coordenação do representante da área de Recursos Humanos no Comitê.

7.1.4.4. Denúncias envolvendo Colaboradores ou Prestadores de Serviços de âmbito corporativo serão averiguadas e processadas pela Comissão de Processamento de Denúncias Éticas e julgadas pelo Comitê.

7.1.4.5. Denúncias envolvendo Colaboradores ou Prestadores de Serviços no âmbito das empresas do Grupo CPFL serão averiguadas e processadas pelas respectivas Comissões Locais de Ética onde estiverem instituídas.

7.1.4.6. As denúncias analisadas pelas Comissões Locais de Ética, quando julgadas procedentes e quando identificados os responsáveis, resultarão em medidas disciplinares ou punitivas a serem aplicadas pelo Diretor-Presidente da respectiva empresa.

7.1.4.6.1. Tais denúncias, uma vez processadas e concluídas, serão reportadas presencialmente pelo Coordenador da Comissão Local de Ética ao Comitê.

7.2. A Comissão de Processamento de Denúncias Éticas é constituída e convocada sempre ad hoc pelo Comitê; é composta por pessoas de reputação ilibada e de reconhecida competência técnicoprofissional em sua área; atua sob coordenação do representante da Gerência de Assessoria de Auditoria Interna junto ao Comitê quando se trata de ocorrência crítica e sigilosa envolvendo um Membro da Diretoria ou do próprio Comitê, e sob coordenação de um representante da Diretoria de RH Estratégico quando se trata de demais ocorrências.

7.3. A Comissão de Processamento de Denúncias Éticas segue, em suas atividades, as normas e procedimentos definidos e aprovados por este Comitê.

7.4. A averiguação e o processamento de denúncias de transgressões ao Pacto de Ética e as Orientações de Conduta Empresarial, quando realizados pela Comissão de Processamento de Denúncias Éticas, obedecem aos Procedimentos de Averiguação de Denúncias pré-estabelecidos pelo Comitê e ao Fluxograma de Processamento de Denúncias Éticas, que são parte deste Regimento Interno em Apêndice.

7.5. Os membros do Comitê gozam de proteção institucional diante de eventuais tentativas de retaliação por parte de envolvidos em denúncias de transgressão ética (denunciantes e denunciados) e diante de eventuais tentativas de represália por parte da empresa, segundo Política da CPFL.

7.6. Os membros do Comitê assinam, ao início de seu mandato, Termo de Compromisso de Confidencialidade, nos termos da Súmula n. 14 de 11/06/13 do Comitê de Ética.​​​



Regimento Interno do Comitê de Ética: Versão 2007